Bộ môn Hệ thống thông tin

Xem kết quả: / 11
Bình thườngTuyệt vời 

Trong một bảng tính gồm nhiều giá trị và công thức, chúng ta thường hay tình cờ xóa hoặc ghi đè lên các ô chứa công thức, và chỉ phát hiện ra sự việc khi đã quá trễ. Để tránh tình trạng này, có một giải pháp là khóa các ô quan trọng (protect cells). Ngoài ra, chúng ta còn có một phương pháp khác là sử dụng Conditional Formatting nhằm đánh dấu các ô có chứa công thức.

    Đây là một phương pháp khéo léo của David Hager. Chúng ta sẽ sử dụng Conditional Formatting để áp dụng các màu sắc đặc biệt cho các ô chứa công thức. Với những ô chứa công thức được tô màu nền, chắc hẳn chúng ta sẽ lưu ý hơn và hạn chế được việc ghi đè dữ liệu lên các ô này.

Các bước thực hiện như sau:

Với Excel 2003:

Bước 1: Chọn Insert -> Name -> Define

+ Trong hộp thoại Define Name, đặt tên cho công thức chúng ta sẽ tạo dưới đây bằng cách nhập vào mục “Name in Workbook”. Ví dụ, ta sẽ đặt tên là: KiemTra.

+ Trong mục “Refers to”, chúng ta nhập công thức dưới đây:

=GET.CELL(48,INDIRECT("rc",FALSE))

+ Nhấp vào Add rồi bấm OK.

Bước 2: Chọn tất cả các ô mà bạn muốn kiểm tra xem có công thức hay không.

            + Vào menu Format -> Conditional Formatting

+ Trong hộp thoại Conditional Formatting, Chọn Formula Is trong danh sách xổ xuống bên tay trái.

            + Nhập công thức vào ô kế bên như sau:

= KiemTra

+ Nhấp vào nút Format…, chọn màu nền cho ô trong Tab Patterns -> OK.

            + Nhấp vào nút OK để hoàn tất.

Với Excel 2007:

Bước 1: Trên Ribbon, chọn Formulas -> Define Name

+ Trong hộp thoại New Name, đặt tên cho công thức chúng ta sẽ tạo dưới đây bằng cách nhập vào mục “Name”. Ví dụ, ta sẽ đặt tên là: KiemTra.

+ Trong mục “Refers to”, chúng ta nhập công thức dưới đây:

=GET.CELL(48,INDIRECT("rc",FALSE))

Bước 2: Chọn tất cả các ô mà bạn muốn kiểm tra xem có công thức hay không.

            + Trên Ribbon, chọn Home -> Conditional Formatting -> New Rule…

+ Trong hộp thoại New Name, đặt tên cho công thức chúng ta sẽ tạo dưới đây bằng cách nhập vào mục “Name”. Ví dụ, ta sẽ đặt tên là: KiemTra.

+ Trong mục “Refers to”, chúng ta nhập công thức dưới đây:

=GET.CELL(48,INDIRECT("rc",FALSE))

+ Nhấp vào Add rồi bấm OK.

Bước 2: Chọn tất cả các ô mà bạn muốn kiểm tra xem có công thức hay không.

            + Trên Ribbon, chọn Home -> Conditional Formatting -> New Rule…

+ Trong hộp thoại New Formatting Rule, Chọn dòng Use a formula to determine which cells to format, nhập công thức vào ô trống bên dưới như sau

= KiemTra

+ Nhấp vào nút Format…, chọn màu nền cho ô trong Tab Fill -> OK.

            + Nhấp vào nút OK để hoàn tất.
            (Lưu ý: Hàm GET.CELL là một hàm trong ngôn ngữ macro XML, một ngôn ngữ xử lý trên Excel trước VBA.)